Chuyên đề:
“Một số kinh nghiệm khi đăng ký sách vào sổ”
- Ngày tổ chức: Thứ Ba, ngày 16 tháng 02 năm 2016
- Địa điểm: Trường Tiểu học Trần Quốc Thảo
- Thành phần: Nhân viên thư viện các trường trong Quận 3
- Tổ chức: Phòng GD&ĐT Quận 3 và Trường Tiểu học Trần Quốc Thảo
PHẦN 1
Kinh nghiệm khi đăng ký sách vào sổ
Để nhập sách mới vào kho sách thư viện, ta phải đăng ký sách vào sổ đăng ký tổng quát và vào sổ đăng ký cá biệt. Sau đây là một số kinh nghiệm khi đăng ký sách vào sổ.
I. Đăng ký tổng quát
Để đăng ký sách vào sổ đăng ký tổng quát thì ta kiểm tra chứng từ của sách. Nếu sách không có chứng từ ( sách tặng hoặc sách về trước, chứng từ có sau, …) thì ta làm Biên bản nhập sách vào kho. Sau khi Ban Giám hiệu duyệt Biên bản nhập sách vào kho rồi, ta đăng ký sách mới vào sổ đăng ký tổng quát. Khi ghi vào sổ đăng ký tổng quát, ta nên lưu ý một số điều sau:
- Mỗi năm học bắt đầu từ 1.7 năm trước đến 30.6 năm sau.
- Mỗi chứng từ sách mới chỉ ghi trên 1 dòng trong sổ đăng ký tổng quát (Phần 1 của sổ đăng ký tổng quát).
- Khi hết năm học, cuối mỗi trang sẽ cộng lại các cột ghi số lượng rồi chuyển sang dòng thứ 1 trang sau ghi là “ Mang sang”.
- Ngày vào sổ thì ghi ngày trên chứng từ của sách mới về.
- Số thứ tự trong sổ đăng ký tổng quát: Khi mỗi năm học mới bắt đầu, lượng sách nhập về đầu tiên sẽ được đánh là số 1 trong sổ đăng ký tổng quát. Số 1 đăng ký trong sổ tổng quát này sẽ được ghi vào sổ đăng ký cá biệt theo quy định.
Lưu ý: Trong hồ sơ thư viện có lưu hóa đơn chứng từ sách nhập vào thư viện. Các chứng từ được lưu trữ theo số đăng ký tổng quát của hàng năm.
- Khi cuối năm kiểm kê thư viện, ta phát hiện sách bị hư rách, bị mất hay sách bị lạc hậu thì ta làm Biên bản xuất sách ra khỏi thư viện. Kế tiếp là Biên bản thanh lý sách đã xuất sách ra khỏi thư viện để hoàn tất việc xuất sách. Số lượng sách thanh lý được ghi ở Phần 2 của sổ đăng ký tổng quát.
- Để biết sách trong năm nhập bao nhiêu cuốn, thanh lý bao nhiêu cuốn và hiện còn bao nhiêu thì cuối năm tổng kết ta ghi vào Phần 3 của sổ đăng ký tổng quát.
II. Đăng ký cá biệt
Sau khi ghi số lượng sách vào sổ đăng ký tổng quát, ta tiếp tục đăng ký từng cuốn sách một vào sổ đăng ký cá biệt. Sau đây là một số kinh nghiệm khi đăng ký sách vào sổ:
- Ngày vào sổ: Ta ghi đúng ngày đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát.
- Số thứ tự: Số thứ tự trong sổ đăng ký cá biệt liên tục từ năm này sang năm khác. Mỗi cuốn sách được ghi trên 1 dòng và tương ứng với số thứ tự trên dòng đó. Số thứ tự này gọi là số đăng ký cá biệt, nó được ghi vào trang tên sách và trang thứ 17.
- Số vào sổ tổng quát: ghi số thứ tự của số đăng ký tổng quát theo hóa đơn tương ứng.
- Trường hợp xuất sách ra khỏi thư viện, dòng đăng kí cuốn sách sẽ được gạch ngang bằng bút đỏ.
III. Một số lưu ý khi nhập sách vào thư viện
1. Đóng dấu thư viện:
- Đối với sách dày: Ta đóng dấu ở trang tên sách và trang số 17 trong phạm vi ¼ cuốn sách từ dưới lên sát gáy sách.
- Sách mỏng: Sách dưới 17 trang thì ta đóng dấu trang thứ 2 đóng ở trang ở gần cuối cùng.
2. Ghi số kí hiệu phân loại ở trang tên sách: ghi bằng bút chì, ở góc trên của cuốn sách.
3. Ghi số đăng kí cá biệt: ghi ở trang có đóng dấu thư viện bằng mực không phai màu, chữ số rõ ràng, cẩn thận.
4. Nhãn sách: Nhãn sách được dán trực tiếp vào bìa sách:
- Nếu sách dầy 1.5cm trở lên thì nhãn sách dán vào gáy sách cách mép dưới của sách 1.5 cm.
- Nếu sách mỏng: Nhãn sách được dán vào góc phải bìa cuối cùng cuốn sách cách mép trên và gáy 1cm.
PHẦN 2:
Thảo luận các vấn đề nghiệp vụ nêu trên
với nhân viên thư viện ở các trưởng tiểu học và trung học cơ sở.
